Facebook

Jak plánovat směny a nezbláznit se

27. listopadu 2018 Autor: Blanka Datinská Foto: Kubo Krížo

Někdo má rád „cédéčka“ a volno v kuse, jinému vyhovují půlené dny a další vyzvedává děti ze školky, a tak by uvítal pouze dopolední šichty. Rozplánovat směny není vůbec jednoduché, zvlášť když se snažíte brát ohled na všechny požadavky vašich lidí. Na co si dát pozor, abyste na place nezůstali sami?

Spousta restaurací se drží tradičního systému a dělí svůj pracovní rok na krátké a dlouhé týdny. Tři „cédéčka“ po sobě v dlouhém týdnu se sice dají přežít, ale poslední den už většina zaměstnanců mele z posledního, což se projeví nejen na kvalitě odvedené práce, ale taky na atmosféře v týmu. V osobním volnu se pak dohání spánkový deficit a nezbývá čas na rodinu a zábavu. Někdo by neměnil, stále více restaurací však přechází na dvousměnný provoz.

„V ideálním případě odpracuje každý 40 až 50 hodin týdně. Tento provoz obnáší dvě ,cédéčka‘, dva dny volna, které můžou i nemusí být u sebe, a tři půlené dny, to znamená ranní nebo odpolední směny,“ vypočítává Monika Drašnarová, provozní manažerka Ambiente.

V některých podnicích vyloučili pojem „krátký-dlouhý“ hned na začátku a nahradili si ho po svém. „V krátkém týdnu nepracujeme dva, ale čtyři dny – dva půlené a dva celé. V dlouhém týdnu se pak vyhneme třem celodenním šichtám a snažíme se dát lidem každý druhý víkend volno. Pátek je proto rozpůlený, buď máte odpolední směnu a volný víkend, anebo ranní směnu a víkendová ,cédéčka‘,“ vysvětluje Petr Opálka, generální manažer Lokálu U Caipla.

Jaké jsou výhody a nevýhody krátkého a dlouhého týdne? Shrnuli jsme to pro vás tady.

Náročná úloha
O plánování směn se obvykle stará manažer, šéfkuchař, anebo taky ten, koho tím jeden z těchto lídrů pověří. Vhodným kandidátem je personální manažer, protože zná potřeby svých lidí a je s nimi dennodenně v kontaktu. Nejlepším plánovačem je však sehraný tým zástupců jednotlivých sekcí v restauraci.

„Někde to funguje tak, že vrchní nebo barista rozepíše směny za svoji sekci, předá seznam manažerovi a ten už to poskládá dohromady. Hodně mu tím ulehčí práci, stejně jako šéfkuchař, který si směny v kuchyni řídí sám,“ poznamenává Monika. Naplánování směn se občas ujme i samotný tým. To je možné v případě, že se dokážete s kolegy domluvit a pokrýt směny tak, že na manažera zbývá „jen“ kontrola a souhlas.  

Člověk, který sedí nad rozvrhem směn, musí být objektivní a měl by dobře znát každého, koho vpisuje do tabulky. Jedině pak bude rozpis dávat smysl – na plac a do kuchyně se postaví lidé, kteří se v dané směně a pozici cítí dobře, a odvedou pak skvělý výkon. Stejně důležitý je přátelský vztah mezi tím, kdo plánuje, a těmi, co pracují. Manažer se tak nikdy neocitne na holičkách a vždycky se najde zachránce nevykryté směny.

„Svou roli hrají i zkušenosti. Když mi někdo tvrdil, že jsem to naplánovala špatně, mohla jsem mu s klidem připomenout, že jsem na place běhala taky, a proto vím, co je reálné, a co ne. Manažer by měl sem tam vzít kasírku a vrátit se na chvíli do terénu,“ zdůrazňuje Monika.

S předstihem
Někdo říká týden, někdo čtrnáct dní. Směny by se měly plánovat včas – první návrhy, do kterých se postupně zapisují nadcházející akce, můžou vznikat i měsíc dopředu. I když je provoz živý organismus, který se stále vyvíjí a mění, je dobré mluvit o pracovní době s předstihem. Třeba už při přijímacím pohovoru.

„Když někoho nabíráte, měli byste si vyslechnout jeho požadavky. Může to být maminka, která odpoledne vyzvedává děti ze školy, nebo student, který má dopoledne přednášky. Je potřeba se o tom bavit hned a taky uchazeče upozornit, že jdou do gastra a tam je to časově náročné,“ říká Monika.  

Všechno má svá pravidla
Většina podniků dává svým lidem prázdný papír a prostor, aby si zapsali požadavky na volno. Občas se však ke stolu posadí manažer sám, vypočítá každému stejný počet hodin týdně a pak vyvěsí hotový rozpis se slovy: Nelíbí se vám to? Vyměňte si to. V lepším případě zvolí manažer variantu číslo jedna, ale pozor – i požadavky mají svá pravidla a ta je třeba nastavit hned na začátku.    

Zásadní je pořadí. Když si na pondělí zapíše volno pět číšníků z osmi, je dost pravděpodobné, že manažera čeká nepříjemné rozhodování a nekonečná diskuse o tom, kdo si to zaslouží víc a kdo méně. Proto se vyplatí zavést pravidlo: kdo dřív přijde, ten dřív mele. Požadavek s číslem jedna a dva bude vyslyšen, ostatní jdou do zálohy.

Dalšími podmínkami fungujícího plánování směn je ohleduplnost a kolegialita. A to nejen ze strany manažera, ale mezi všemi spolupracovníky. Rozvrh směn musí být fér a férové by měly být i požadavky zaměstnanců. „Tady se ukáže charakter lidí. Když chce někdo tři volné víkendy po sobě, měl by si uvědomit, že ostatní taky dřou a že v gastronomii není volný víkend samozřejmostí, ale spíš výjimkou,“ dodává Monika.

Slibovat nemožné se nevyplácí. Pokud si manažer není stoprocentně jistý volným víkendem, měl by se víc snažit, než mluvit. A taky přemýšlet o souvislostech – po odpolední směně, která končí v jednu ráno, je dobré spát déle než čtyři hodiny a nehnat se hned v sedm na snídaně. Kratší směny sice vyžadují delší seznam zaměstnanců a ne každý podnik si to může dovolit, ale příliš tvrdý plán směn odláká lidi do jiných podniků a manažer nakonec nebude mít z koho vybírat.

Vždycky tak záleží na domluvě. Křížky, kolečka, barvy a další systémy plánování se dají aplikovat pouze tehdy, když spolu lidé dobře komunikují. Ať už je to ve skupině na Facebooku, přes WhatsApp, nebo na pivě.

Na Vánoce dlouhé noce
Plán směn na předvánoční čas visí v restauracích přibližně od poloviny listopadu. „V předvánoční době jsme v práci všichni víc než po zbytek roku, s tím se zkrátka počítá. Většina z nás se v prosinci dostane přes dvě stě hodin,“ konstatuje Petr. I před Vánoci se však pokouší dodržet dva volné dny v týdnu.

Kdo pracuje o vánočních svátcích, oslavuje Silvestr doma. Takový je postup, který se už pěkných pár let nemění. „Sama jsem zažila směny na Štědrý den a vím, že nejdůležitější je si to zbytečně nekazit, nemyslet na to, co by, kdyby, a užít si ten den s kolegy jako se svojí druhou rodinou,“ dodává Monika. 

Triky a tipy, které ulehčí plánování směn

  • Při rozepisování směn sledujte i počasí a události, jako jsou vánoční trhy, festivaly a jiné slavnosti, které zvyšují, anebo naopak snižují návštěvnost restaurace.  
  • Promyslete si, kolik lidé a jaké v určitý den potřebujete, a zohledňujte slabé i silné stránky jednotlivců. Někdo zvládá stres a nával hostů celkem v pohodě, jiný potřebuje posilu.
  • Některé podniky přibírají do týmu tzv. allroundera – univerzálního hráče, který dokáže zaskočit za číšníka i za výpomoc v kuchyni.
  • Jednou z možností je také pohotovost, kterou může každý týden držet jeden z kolegů, pro případ, že by nečekaně vypadl někdo z týmu.
  • Jsou dny, kdy je potřeba každá ruka. Termíny, kdy musí být všichni v akci, oznamte a zablokujte dřív, než si vaši lidé začnou zapisovat dovolenou. Ušetříte si nepříjemnosti a dusno.
  • Zapojte do plánování směn celý tým a zkuste jim předat zodpovědnost za jejich vlastní čas. Tenhle přístup vám ušetří práci a zároveň semkne tým.
  • Vyvěste hotový plán směn na viditelné místo nebo ho sdílejte skrze váš komunikační nástroj (e-mail, facebooková skupina…). Co nesejde z očí, nesejde ani z mysli.
  • Papír a tužka, tabulky nebo software – vyzkoušejte sami, co vám sedí. Myslete ale také na ostatní. Vašim poznámkám, barvičkám a znakům nemusí rozumět všichni, ovšem výsledný rozvrh směn by měl být co nejpřehlednější.
  • Když už se hodiny trápíte s plánem A, vytvořte k němu i plán B. V pondělí nikdy nevíte, kdo onemocní nebo zaspí v úterý.

Být úspěšný nevyžaduje, aby někdo jiný prohrál

Načíst další článek...