„ResDiary je komplexní nástroj pro plánování a správu rezervací, a když se s ním podniky naučí spolupracovat, získají řadu benefitů,“ říká Jana Ravi za oddělení inovací v Ambiente. „Zavedení rezervačního systému vyžaduje školení personálu a zkušební dobu, aby se software zaběhl a nastavil na míru provozu. Nejdůležitější je však přístup restaurací – je třeba uvědomit si, jak velký vliv mají rezervace na tržby i na zážitek hostů.“
1. K hlavním výhodám patří automatické rezervace. ResDiary se propojí s webovou stránkou podniku a rezervačním kalendářem, ve kterém si hosté vyberou z možných termínů návštěvy. Jakmile se odešle vyplněný formulář, chytrý systém okamžitě vyhodnotí a potvrdí rezervaci, což vše podstatně urychlí.
„Tzv. table manager dokáže sám nabízet volné termíny, přijímat a potvrzovat rezervace, ale také ,usadit‘ hosty ke stolu podle toho, jaké podmínky si restaurace nastaví,“ uvádí Jana a pokračuje:
„Je to rozhodně efektivnější než běžný poptávkový systém, kdy host požádá o rezervaci a čeká na odpověď personálu. Ten musí projít rezervační knihu a zaslat potvrzení, případně navrhnout jiný čas návštěvy a znovu vyčkávat na reakci hosta.“
2. ResDiary pomáhá usměrnit tempo provozu. „Podniky mohou vytvářet rezervace podle toho, jak jsou vytížené, a například snížit počet hostů přes obědy tak, aby se kuchyň nezahltila a zvládla perfektně odbavit všechny objednávky,“ tvrdí Jana a podotýká:
„Návaznost na kuchyň zlepšuje komunikaci mezi placem a kuchaři. Ti mají přístup do systému a sledují počty rezervací i s poznámkami o alergiích, takže se lépe připraví na vlny hostů.“ Rezervační systém navíc umí rozdělit jídelnu na oblasti – a regulovat obsazenost konkrétních „rajonů“ nebo stolů.
Jak si poradit s lepkem, laktózou a dalšími dietními omezeními hostů?
3. Platforma umožňuje zachovat si přehled o rezervacích a dění v restauraci. „ResDiary má na rozdíl od klasické papírové knihy hezké grafické provedení. Hosteska před sebou vidí mapu restaurace i rozmístění stolů a může u nich sledovat přesné časy i průběh rezervací,“ vyzdvihuje Jana a doplňuje:
„V systému se zobrazuje, kdy se které stoly uvolní, a díky tomu se hosteskám snáz koordinuje walkin, tedy usazování hostů bez rezervace. Pro náhodné kolemjdoucí mohou použít waiting list a v La Degustation testujeme i tzv. stand by list, což je automatický pořadník, který se doteď vyplňoval ručně na základě obtelefonování hostů.“
Vítá, usazuje a doprovází hosta ke spokojenosti. Co má na starosti hosteska a proč by měla stát u dveří vašeho podniku?
4. Restaurace ocení profily a databázi hostů. „U rezervací se ukazují poznámky k návštěvě a hosteska k ní rovnou přiřadí profil hosta. Podstatné je zapsat jeho e-mailovou adresu, případně i telefonní číslo a také potravinou alergii nebo specifická přání typu oblíbený stůl, zvlášť pokud jde o stálého hosta,“ upozorňuje Jana a vysvětluje:
„Veškeré automatické zprávy jsou totiž navázané právě na e-mail, takže by se mohlo stát, že hostům nedojdou informace o změně rezervace ani výzva k hodnocení zážitku. Mimoto by scházely údaje v databázi hostů sdílené s ostatními podniky.“
5. ResDiary má výbornou paměť – a funkci časových upomínek. „Když si host vytvoří rezervaci s velkým předstihem a přeje si navíc třeba narozeninový dort, vytvoří si hosteska upomínku, která ji upozorní několik dní předem,“ dává příklad Jana a zdůrazňuje:
„Užitečné jsou i připomínky, které se automaticky rozešlou hostům 24 hodin před návštěvou. Systém se ujistí, že skutečně plánují dorazit, a ušetří tuhle práci manažerům. Předchází se tím no shows – situacím, kdy hosté s rezervací nepřijdou a podnik tak přichází o tržby.“
Pro snadnou domluvu: S ResDiary si hosté mohou sami editovat rezervaci, aniž to zatíží provoz restaurace. V potvrzovacím e-mailu najdou odkaz na stránku, kde je možné změnit čas i počet hostů a další požadavky. Ty se rovnou zanášejí do rezervačního systému – bez zdlouhavé komunikace po telefonu či e-mailu.
Plné hrnce, prázdné stoly. „No shows“ trápí mnoho podniků. O co jde a jak si s tím poradit?
6. Nemalý přínos mají také reporty, které informují o návštěvnosti i o spokojenosti hostů. „ResDiary poskytuje grafy, ze kterých restaurace vyčtou různé informace o fungování provozu v určitém období, například počet uskutečněných a stornovaných rezervací za uplynulý týden. Výsledky pak mohou srovnávat s loňským rokem,“ objasňuje Jana a přidává:
„Součástí reportů je také zpětná vazba – hosté hodinu po odsazení dostanou e-mail s krátkým dotazníkem. Recenze za posledních 24 hodin se každé ráno odesílají šéfkuchařům a manažerům restaurací, stejně jako seznam nových rezervací vytvořených za minulý den.“
7. Úspěch ResDiary spočívá v tom, že tvoří pravou ruku hostesky. „Přechod na nový rezervační systém má hostesce usnadnit práci a zefektivnit ji. Hosteska se díky němu rychle zorientuje téměř v každém v provozu, aniž by musela být pořád ve střehu, neustále telefonovat a řešit zbytečná nedorozumění,“ míní Jana a uzavírá:
„Hosteska by se měla naplno soustředit na svůj hlavní úkol, a tím je péče o příchozí i o odcházející hosty. Její role se často podceňuje – přitom je to právě ona, kdo ovlivňuje tržby, ale také první a poslední dojem hosta.“
